Les Substituts

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A quoi cela sert ?

Un workflow est fait pour que le travail se passe rapidement sans heurt, selon les processus de l’entreprise.

Mais quand un agent est absent, que se passe-t-il ?

L’entreprise ne peut pas se permettre d’attendre qu’il revienne, elle ne peut pas dévier de son processus alors que faire ?

Une solution : la Substitution.

A quoi ne sert-elle pas ?

theartofdelegation

La substitution ne doit pas servir à passer son travail à un autre, sinon il faut changer la règle de détermination de l’agent responsable, la substitution c’est autoriser une autre personne à agir en son nom. Ce n’est pas sa responsabilité qui est engagée mais la vôtre.

C’est dans le standard un choix individuel.

Dans le standard, c’est aussi une exception du workflow, puisqu’il permet à un utilisateur d’agir sur une tâche de dialogue sans être un agent potentiel.

Comment nommer un substitut ?

A partir de vôtre inbox SAP, ici je vais prendre l’exemple le plus classique la transaction SBWP à laquelle vous pouvez accéder également par cette icône sbwp.

Puis par le menu, accéder à la gestion de la suppléance :

gererdelegation

 

Une fenêtre s’affichera et permettra d’ajouter le suppléant.

suppleantwindow

Dans le bas de cette fenêtre vous trouverez l’icône creersuppleant qui permet de rechercher un utilisateur. Après l’avoir sélectionner vous aurez une nouvelle fenêtre.

ecrandetailleesuppleance

Notez  :

  1. Le champ Profil (ici vide) je l’expliquerais dans un prochain article.
  2. le flag Remplacement actif
  3. le flag Remplacement individuel

 

Une substitution est définie dans le temps, pour les substitutions actives ceci est encore plus nécessaire.

Remplacement actif.

Quand le champ « Remplacement actif » est flaggé, il s’agit d’un remplacement actif.

Lorsque le remplacement est actif, le work item (la tâche du workflow) va dans l’inbox de l’agent déterminé et dans celle du suppléant.

Les cas où un agent à besoin d’un suppléant actif sont quand celui-ci a prévu une absence.

Remplacement passif :

Quand le le champ « Remplacement actif » n’est pas flaggé, il s’agit d’un remplacement passif.

En cas de remplacement passif, le work item ne vient pas directement dans l’inbox du suppléant, il faut qu’il demande à y accéder.

suppleancepour

Dans l’inbox une proposition sera alors faite pour accéder aux work items de l’agent pour lequel vous êtes suppléant.

Pour terminer cette substitution :

finsuppleance

 

 

 

 

 

 

 

Tous les agents d’un workflow devrait avoir un remplaçant passif, afin d’effectuer le travail quand il y a une absence non-prévue.

Remplacement par Poste

Un remplacement individuel, permet de remplacer un utilisateur par un autre.

Une autre option, est le remplacement par poste, qui permet de remplacer pour une fonction par quelqu’un d’autre.

Pour cela après avoir cliquer sur Gérer Suppléant

gererdelegation

Cliquez sur le bouton suppleanceposte.

L’écran suivant propose ensuite tous les postes dans lesquels votre utilisateur est présent.

Admettons que la structure organisationnelle est la suivante. Si votre utilisateur est SBL

ppose

La proposition est donc uniquement pour le poste de Directeur Financier.

ecrandetailleesuppleanceposte

Tout comme pour le remplacement individuel il vous faut alors cliquer sur l’icône creersuppleant pour créer la suppléance.

Vous avez ensuite le choix pour trouver votre suppléant entre plusieurs types de suppléant typeremplacant

 

  • Une personne ce qui correspond à un matricule de salarié
  • Un poste ce qui correspond à une fonction
  • Un utilisateur (un autre utilisateur)

 

 

 

Généralement pour une suppléance pour poste nous le suppléant est bien souvent un autre poste et cela donne ensuite pour un remplacement passif

suppleanceposteapres

Le directeur financier a donc comme substitut le directeur général.

Il s’agit bien d’un remplacement fonction pour fonction, si le directeur général change la fonction de délégué entre les deux fonctions existerait toujours.

Profil de substitution

Dans un prochain article j’aborderai le profil de substitution et son paramétrage, ainsi que la façon de contrôler les substituts, et les différentes façon de gérer cela par code.


 

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